eTasku

Kun ostan työmatkalla kahvin tai maksan yrityksen tarvikkeita, kuitti on helppo sujauttaa taskuun ja unohtaa sinne. Sitten kuun lopussa pitäisi muistaa, mikä meno liittyi mihinkin ja saada tositteet kirjanpitoon. Juuri tällaiseen arjen kitkaan eTasku tarjoaa selkeän ratkaisun: puhelimella talteen otettu aineisto voidaan toimittaa kirjanpitäjälle ilman, että jokainen paperi odottaa mapissa käsittelyä.

Kenelle kuittien siirtäminen kannattaa

Pidän sovellusta luontevimpana yrittäjälle, joka hoitaa ostoksia liikkeellä ja haluaa kirjata tositteet talteen tuoreeltaan. Myös pienessä yrityksessä työskentelevä voi hyötyä siitä, jos kuitteja kertyy usealta ihmiseltä ja niiden toimittaminen kirjanpitoon on muuten hajanaista. eTasku Solutions Oy:n tekemä yrityssovellus keskittyy käytännön tehtävään: tositteiden käsittelyn helpottamiseen, ei koko taloushallinnon korvaamiseen.

Jos yritykselläsi on jo sujuva rutiini, jossa kaikki kuitit kuvataan ja toimitetaan kirjanpitäjälle kerralla, sovellus ei välttämättä muuta arkea paljon. Se ei myöskään ole ensimmäinen valintani ihmiselle, joka etsii ensisijaisesti laskutus-, kassanhallinta- tai yrityksen talouden suunnittelutyökalua. Tässä hyöty syntyy siitä, että yksittäinen tosite saadaan käsittelyyn ajoissa ja oikeaan paikkaan.

Arjen kulusta tositteeksi

Kuvitellaan tavallinen työpäivä: ostat aamulla tarvikkeita, maksat lounaan asiakastapaamisen yhteydessä ja tankkaat ennen seuraavaa käyntiä. Paperit eivät ole vielä illalla kadonneet auton lokeroon, kun otat niistä kuvat ja lisäät tiedot sovelluksessa. Käytännössä tärkein tapa on tehdä tämä heti ostoksen jälkeen tai päivän päätteeksi, ei vasta kuun viimeisenä iltana. Näin muistat helpommin, mihin hankinta liittyi, ja epäselvyydet on helpompi selvittää.

Automaattinen tietojen poiminta vähentää käsin kirjoittamista, mutta en käsittelisi sitä syynä jättää tositetta tarkistamatta. Haalea lämpöpaperi, vino kuva tai kiireessä rajautunut reuna voi vaikeuttaa lukemista. Tarkistan siksi tunnistetut tiedot ennen lähettämistä ja täydennän tarpeelliset selitteet silloin, kun ostoksen tarkoitus ei käy kuitista ilmi. Muutaman sekunnin tarkistus on parempi kuin myöhempi viestittely kirjanpitäjän kanssa.

Hyvä käytännön niksi on kuvata kuitti ennen kuin taitat sen lompakkoon tai annat sen jäädä auton säilytyslokeroon. Jos samaan ostokseen liittyy useita tositteita tai selittävä dokumentti, kannattaa pysähtyä miettimään, mitä kirjanpitäjä tarvitsee ymmärtääkseen tapahtuman kokonaisuuden. Sovellus voi helpottaa toimittamista, mutta se ei päätä puolestasi, mikä liiketoiminnan kannalta olennainen tieto puuttuu.

Kirjanpitäjä osana työnkulkua

Minusta tämän kaltaisessa palvelussa tärkeä kysymys ei ole vain se, saako kuitin talteen, vaan päätyykö se myös henkilölle, joka käsittelee kirjanpitoa. Sovelluksen arvo kasvaa, kun yrittäjä ja kirjanpitäjä ovat sopineet, miten tositteet toimitetaan ja millaisia lisätietoja niihin tarvitaan. Ennen kuin rakennat uuden rutiinin, varmista kirjanpitäjältä, että hänen käyttämänsä järjestelmä ja työskentelytapa sopivat yhteen sovelluksen kanssa.

Kun työnjako toimii, yrittäjän tehtäväksi jää tositteen kuvaaminen ja tarvittavien tietojen täydentäminen, kun taas kirjanpitäjä voi käsitellä aineistoa omassa työssään. Tämä on eri asia kuin se, että sovellus hoitaisi kirjanpidon kokonaan automaattisesti. Jos tositteesta puuttuu selite tai ostoksen liiketoiminnallinen tarkoitus on epäselvä, ihminen joutuu edelleen arvioimaan asian. Digitaalinen välitys vähentää paperien kuljettamista, mutta ei poista yhteistyön tarvetta.

Verrattuna sähköpostiin lähetettyihin kuviin tai kuittien keräämiseen kirjekuoreen sovelluksen vahvuus on siinä, että puhelimella tallentaminen sopii yksittäisiin ostotilanteisiin. Sähköpostissa liitteet ja selitykset voivat hajota eri viesteihin, kun taas paperirutiini lykkää työtä myöhemmäksi. Toisaalta jos kirjanpitäjä on jo järjestänyt yritykselle toimivan oman vastaanottotavan, uuden kanavan käyttöönotto voi lisätä sekaannusta. Valinta kannattaa tehdä yhteisen työnkulun, ei pelkän sovelluksen ominaisuuslistan perusteella.

Mitä sovellus helpottaa – ja mitä ei

Tuotekuvaus tiivistyy ajatukseen paperisten kuittien jatkuvan etsimisen vähentämisestä, ja se vastaa hyvin sovelluksen käytännön roolia. Minulle hyödyllisin muutos on mahdollisuus käsitellä tositetta heti, kun se syntyy, sen sijaan että yrittäisin palauttaa ostoksen yksityiskohtia mieleen myöhemmin. Pilveen synkronointi auttaa pitämään tallennetut tiedot saatavilla, vaikka puhelimelle sattuisi jotain, mutta se ei tee alkuperäisestä kuvasta automaattisesti luettavaa eikä korvaa huolellista kirjaamista.

Ilmainen sovellus madaltaa kokeilun kynnystä, ja yrityssovelluksena se sopii erityisesti itsenäiseen, tositteita käsittelevään arkeen. Sovelluksen ikärajamerkintä on PEGI 3. Minusta olennaisempaa kuin ikäluokitus on kuitenkin se, sopiiko toimintatapa yrityksesi kirjanpidon käytäntöihin ja haluaako kirjanpitäjä vastaanottaa aineistoa näin. Ennen kuin siirrät kaiken kuittien käsittelyn uuteen paikkaan, kokeilisin ensin muutamalla erilaisella tositteella ja sopisin vastaanottajan kanssa, mitä hän tarvitsee.

Perinteinen paperikansio voi olla parempi, jos tositteita syntyy harvoin tai puhelimella kuvaaminen tuntuu työläältä. Taulukko puolestaan antaa enemmän vapautta rakentaa omia sarakkeita ja seurata menoja, mutta vaatii yleensä käyttäjältä enemmän käsityötä eikä itsessään ratkaise aineiston toimittamista kirjanpitäjälle. eTasku asettuu näiden väliin: se tarjoaa mobiilin tavan siirtää tositteita eteenpäin, mutta sen hyöty riippuu siitä, että sekä yrittäjä että kirjanpitäjä käyttävät sovittua prosessia.

Missä työnkulku voi katketa

Suurin kitka ei välttämättä ole sovelluksen avaaminen, vaan rutiinin ylläpitäminen. Jos kuittia ei kuvata ostotilanteessa, se voi kadota tai sen taustat unohtua. Jos taas kuva tallentuu mutta jää ilman tarvittavaa selitystä, kirjanpitäjä voi joutua kysymään lisätietoja. Siksi sovellus toimii parhaiten tapana tehdä pieni kirjaus heti, ei keinona siirtää koko kuittipino myöhemmäksi digitaalisessa muodossa.

Automaattinen tunnistus on kätevä lähtökohta, ei erehtymätön tarkastaja. Erityisen huolellinen olisin kuitin ollessa pitkä, haalistunut tai sisältäessä useita eriä, joiden tarkoitus ei käy itsestään selväksi. Myös yrityksen omat ohjeet ratkaisevat, mitä tositteen yhteydessä pitää kertoa. Jos kaipaat paljon yrityskohtaisesti muokattavia näkymiä ja asetuksia, perustoimintojen ympärille rakentuva sovellus voi tuntua rajoittavalta; lisämukautusta kaipaavalle kannattaa selvittää vaihtoehdot ennen kuin sitoutuu uuteen rutiiniin.

Käytännössä etenisin näin: sovi kirjanpitäjän kanssa toimitustavasta, ota talteen ensin tavallinen kuitti ja yksi hankalampi tosite, tarkista tunnistetut tiedot ja lisää tarvittava asiayhteys. Vasta kun näet, että aineisto kulkee sujuvasti molempiin suuntiin, kannattaa lopettaa vanha rinnakkainen toimintatapa. Tämä vähentää riskiä, että osa kuiteista päätyy sovellukseen ja osa edelleen sähköpostiin tai paperipinoon.

Millainen kokonaisarvio jää

Sovelluksen versio on 18.0, ja se on ollut saatavilla vuodesta 2013. Se on saanut keskimäärin 4,6 tähteä noin 1 600 arvostelusta, ja latauksia on yli 50 000. Nämä luvut kertovat, että kyseessä on vakiintunut työkalu, mutta oma päätökseni perustuisi silti siihen, miten hyvin se sopii juuri oman kirjanpitäjän prosessiin. Puhelimen käyttöjärjestelmän on oltava vähintään versio 10, joten tarkistaisin yhteensopivuuden ennen käyttöönottoa.

Suosittelen kokeilemaan sitä yrittäjälle, joka haluaa saada kuitit pois taskuista ja toimitettua käsittelyyn ennen kuin ne ehtivät unohtua. En valitsisi sitä yksinään yrityksen kaikkiin taloushallinnon tarpeisiin enkä pakottaisi sitä käyttöön, jos kirjanpitäjän nykyinen järjestelmä toimii jo selkeästi paremmin. Kun sovitte vastuut ja tarkistat kuvat ennen lähetystä, siitä voi muodostua vaivaton osa työpäivää. Jos työnkulku jää epäselväksi, sovellus siirtää paperisotkun vain puhelimeen.

Kuittien käsittely osaksi työpäivää

Jos olet koskaan ollut tilanteessa, jossa kuittien ja laskujen hallinta tuntuu loputtomalta sekamelskalta, eTasku voi olla juuri se sovellus, jota tarvitset. Tämä helppokäyttöinen sovellus on suunniteltu tekemään kirjanpidosta ja taloushallinnosta huomattavasti helpompaa, ja olen täällä kertomassa, miten se toimii käytännössä.

Miksi sovellus on kätevä?

Se on ensisijaisesti suunniteltu yrittäjille ja pienyrityksille, jotka käsittelevät suuria määriä kuitteja. Sen avulla voit tallentaa kuitit suoraan puhelimeesi, ja vieläpä muutamassa sekunnissa. Tämä ominaisuus yksistään säästää valtavasti aikaa ja hermoja, kun ei tarvitse enää kaivella vanhoja papereita esiin jokaisen tilinpäätöksen aikaan.

Käyttöliittymä ja ominaisuudet

Sovelluksen käyttöönotto on todella yksinkertaista. Latasin sen puhelimeeni ja kirjauduin sisään muutamassa minuutissa. Käyttöliittymä on selkeä ja intuitiivinen, mikä tekee siitä miellyttävän käyttää, vaikka et olisikaan teknologiaguru. Voit napata kuvan kuitista, ja sovellus lukee siitä tarvittavat tiedot automaattisesti. Tämä oli minulle suuri plussa, koska vihasin manuaalista tietojen syöttämistä.

Toinen hieno ominaisuus on tiedon synkronointi pilveen. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki tallentamasi tiedot ovat turvassa, vaikka puhelimesi sattuisi hajoamaan tai katoamaan. Ei enää huolta tärkeiden tietojen menettämisestä!

Yhteydet kirjanpitojärjestelmiin

Mikä tekee siitä erityisen houkuttelevan, on sen kyky integroitua useisiin kirjanpitojärjestelmiin. Voit suoraan yhdistää sovelluksen käyttämääsi kirjanpito-ohjelmistoon, mikä tekee laskutuksesta ja kirjanpidosta entistä saumattomampaa. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, jos työskentelet kirjanpitäjän kanssa, koska voit jakaa tiedot suoraan heidän kanssaan.

Käyttäjäkokemus ja tuki

Käyttäjäkokemus on ollut melko positiivinen. Sovellus on vakaa eikä kaadu tai jumitu käytön aikana. Lisäksi asiakastuki on nopeasti tavoitettavissa, mikä on aina hyvä merkki. Kysyin muutamaa kysymystä sovelluksen käytöstä, ja vastaukset olivat selkeitä ja ystävällisiä.

Jos jotain voisi parantaa, se olisi mahdollisuus mukauttaa enemmän sovelluksen näkymiä ja asetuksia oman yrityksen tarpeisiin. Vaikka perusominaisuudet toimivat loistavasti, lisäasetukset olisivat kiva lisä edistyneemmille käyttäjille.

Kannattaako kokeilla?

Kaiken kaikkiaan se on erinomainen työkalu kaikille, jotka haluavat säästää aikaa ja vaivaa kirjanpidossa. Sen helppokäyttöisyys, tehokkuus ja monipuoliset integraatiot tekevät siitä loistavan valinnan pienille yrityksille ja yrittäjille. Jos siis haluat yksinkertaistaa kirjanpitoprosessiasi ja pitää asiat järjestyksessä, suosittelen ehdottomasti antamaan tälle sovellukselle mahdollisuuden. Se voi hyvinkin olla pelinmuuttaja taloushallinnollesi.